A 2017. január 1-jén már létező gazdálkodó szervezetnek 2017. augusztus 30-áig létre kell hozniuk és be kell jelenteniük az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségüket a Rendelkezési Nyilvántartásba. Ennek előfeltétele a cégkapu szolgáltatásra történő regisztráció.

A cégkapu szolgáltatás

A cégkapu szolgáltatást az ügyfélkapu mintájára, azt kiegészítve hozták létre. A kettő különbsége, hogy az ügyfélkapu elsősorban magánszemélyekhez kapcsolódik, és csak személyükön keresztül azokhoz a cégekhez, amelyek ügyeit intézik, a cégkapu pedig – nevéhez méltón - a cégekhez kapcsolódik, és a cégek ügyeinek intézésére lesz alkalmas. Míg az ügyfélkapun az adóügyek mellett más magánjellegű hivatalos ügyeket is lehet intézni, például időpontot kérni igazolványok készítéséhez, a magánszemély adóbevallását benyújtani stb., a cégkapun a cégek intézhetik majd ügyeiket, tarthatják a kapcsolatot az állammal.

A cégkapu tehát valójában egy 300 MB-os ingyenes tárhely, amelyet a Nemzeti Infokommunikációs Zrt. (NISZ) biztosít a gazdálkodó szervezetek számára. Ez a tárhely biztonságos és hiteles, amely lehetővé teszi, hogy a hivatalos levelezés a postai szolgáltatások helyett elektronikusan, igazolhatóan történjen meg. Az ide érkező dokumentumokat kézbesítettnek tekintik majd.

Az elektronikus ügyintézést biztosító szervek lesznek többek között: az államigazgatási szervek, a helyi önkormányzatok, a bíróságok, az ügyészség, a közjegyzők, a bírósági végrehajtók, a köztestületek, a közüzemi szolgáltatók. Velük tehát a jövőben elektronikusan fogunk levelezni.

Regisztráció és bejelentés

Az első lépés a szolgáltatás igénybevételéhez a gazdálkodó szervezet regisztrálása a cégkapun. Ezt a cég képviselője, akinek önálló aláírási joga van, könnyen, gyorsan megteheti. Bonyolultabb a regisztráció, ha nem a vállalkozás képviselője, hanem annak meghatalmazottja teszi ezt meg, vagy esetleg együttes aláírásra jogosult több személy. Ilyenkor ügyfélkapus meghatalmazásra, elektronikusan hitelesített dokumentumokra lesz szükség. Tehát érdemes az egyszerűbb megoldást választani, és az ügyvezetőnek magának rászánni néhány percet.

Regisztrálni a cegkapu.gov.hu oldalon lehet. A regisztráció menete:

• kiválasztja a regisztrálandó cég formáját,
• megadja a cég adószámát
• megadja a cégkapumegbízott e-mail címét, ő lesz jogosult majd az ügyintézők felvételére, törlésére, jogosultságaik beállítására
• a háttérben a rendszer ellenőrzi az adatokat a közhiteles nyilvántartásokban
• elmenti az adatokat, majd elektronikusan hitelesített visszaigazolást küld pdf-ben, amit le lehet tölteni.

 A cégkapu által biztosított tárhelycímet nemcsak létre kell hozni, hanem be is kell jelenteni a Rendelkezési Nyilvántartásba. Ez azonban nem kíván plusz munkát, mert a cégkapu-regisztrációs program felajánlja a cégkapu bejelentését is. Alapértelmezett állapotban ugyanis ki van pipálva az „Engedélyezem a leendő cégkapu cím RNY (Rendelkezési Nyilvántartás) rendszerbe történő bejelentését” négyzet. Ha ezt így hagyjuk, további teendőnk nincs, a bejelentés a regisztrációval egyszerre automatikusan megtörténik.

De mit is jelentettünk be ezzel? Az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló hivatalos elérhetőséget. Ez valójában a biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím, ami nem az e-mail cím, hanem a cégkapu által biztosított elektronikus tárhely maga.

Egy szervezet csak egy cégkapuval rendelkezhet. Egy cégkapu használatával a cég minden érdekeltje egy helyen férhet hozzá a szervezet hivatalos levelezéséhez, de a hozzáférést lehet majd adni a tényleges ügyintézőknek.

Bejelentésre kötelezettek

A belföldi székhellyel rendelkezői gazdasági tevékenységet folytató jogi személyiséggel nem rendelkező, belföldi székhelyű szervezeteknek kötelező a regisztráció és az elérhetőség bejelentése. Vagyis minden kft., bt., nyrt., zrt. számára kötelező, de ebbe a körbe tartoznak a szövetkezetek, az állami vállalatok, de a végrehajtói, közjegyzői, ügyvédi irodák is. A cégkapus regisztrációs kötelezettség ugyanakkor az egyéni vállalkozókra, egyéni ügyvédekre nem vonatkozik, ők továbbra is az ügyfélkapu szolgáltatással jogosultak az elektronikus kapcsolattartásra. A szabadalmi ügyvivők számára opcionális a cégkapu szolgáltatás igénybevétele.

Határidők

A regisztráció és a bejelentés határideje 2017. augusztus 30-a, de 2017. december 31-éig jogkövetkezmények nélkül teljesíthető. Vagyis van egy átmeneti felkészülési időszak, hogy mindenki teljesíthesse kötelességét. 2018. január 1-jétől viszont szankciókra számíthatnak azok, akik nem regisztráltak. Egyrészt, lemaradhatnak saját ügyek intézéséről, másrészt törvényességi felügyeleti eljárást (pénzbírságot, esetleg törlést) vagy hatósági ellenőrzést fognak velük szemben kezdeményezni.

Maga a tárhely-szolgáltatatás, vagyis a levelezés 2017. december 1-jén indul el, és 2018. január 1-jétől kötelező lesz az állammal való elektronikus kapcsolattartás, a hivatalos elérhetőségről történő dokumentumküldés és az azon történő fogadás.

A jövőben a gazdálkodó szervezeteknek nyilvántartásba vételüket vagy alapításukat követő 8 napon belül kell majd bejelentkezniük.