Három nap múlva elindul az online számla adatszolgáltatás. A bevezetés előtti utolsó napokban épp ezért, egyre több fejlesztő jelenti be, hogy felkészült az adatszolgáltatásra. Az érintett vállalkozások számára azonban az ideális körülmények között jól működő program használatba vétele után is gondot okozhat a korrekciós számlák és a rendszerhibák kezelése. Pedig ameddig ezt a problémát nem oldották meg, addig nem lehet kijelenteni, hogy lezárult a felkészülés.
Az online számla adatszolgáltatás nem fejeződik be az adatok NAV-hoz való beküldésével, az adóhatóság rendszere egy visszaigazolást is küld majd a számlák feldolgozásáról. Minden számla kap majd egy azonosító számot, és a rendszer erre hivatkozva adja meg a számla adatainak feldolgozási státuszát. Jó esetben a feldolgozás sikeres jelzés érkezik majd; azonban feldolgozási hiba esetén piros ERROR üzenet érkezik. Ez a blokkoló hiba, olyan technikai vagy súlyos üzleti hibára utal, amely az adatszolgáltatás befogadását megakadályozza. Ha a NAV visszaigazolása alapján az adatszolgáltatás nem dolgozható fel (ERROR üzenet), a hiba elhárítását követően az adatszolgáltatást meg kell ismételni.
Az úgy nevezett WARNING üzenet akkor érkezik, ha a feldolgozás megtörténik ugyan, azonban a számla, vagy az erről nyújtott adatszolgáltatás tartalmilag helytelen lehet. Az ilyen figyelmeztetés esetén, a „hiba” az adatszolgáltatás befogadását nem blokkolja, azonban a NAV ezzel hívja fel az adózó figyelmét egy esetleges programhibára, kalkulációs problémára vagy akár a helytelen áfakezelésre. Az ilyen figyelmeztetés esetén az adatszolgáltatás helyességét meg kell vizsgálni.
Az adatszolgáltatást akkor is meg kell ismételni, ha az adatfeldolgozás sikeres volt, azonban az adóalany észleli, hogy hibás adatszolgáltatás történt. Ilyenkor az adatszolgáltatást a hiba elhárítását követően meg kell ismételni. Ez indulhat a fent említett WARNING üzenet hatására, vagy akár anélkül is.
Az ismételt adatszolgáltatást az adatszolgáltatásra kötelezett adóalanynak a NAV rendszerében, az online számla internetes portálon keresztül, jóvá kell hagynia. Az ilyen javítás a kiállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmának manuális rögzítésével is megtehető, amelyre fő szabály szerint 3 munkanap áll majd rendelkezésre. Ha a hiba kijavítása 3 munkanap alatt gépi úton nem megoldható, a manuális feltöltés kötelező.
Az IT rendszerek, a számlázó programok és a NAV rendszerének leállására is fel kell készülni.
A befogadó rendszer üzemzavaráról annak elhárítását követően a kezdő és megszűnési időpont megjelölésével a NAV-nak haladéktalanul közleményt kell közzé tennie a honlapján. Az előre tervezett, karbantartás miatti leállítást, azt megelőzően, a karbantartási igény felmerülésével egyidejűleg tájékoztatásban kell kihirdetni, szintén a NAV honlapján, az üzemszünet várható kezdeti időpontjának és tervezett tartamának idejével. Az ilyen üzemzavar, karbantartás vagy az internet szolgáltatás elégtelensége miatt megakadó számla-adatszolgáltatást a probléma megszűnését követő 24 órán belül kell a számlázó programnak elektronikus úton, gép-gép kapcsolatban továbbítania.
Abban az esetben, ha a fennakadás a számlázó program szintjén merül fel, üzemzavar vagy az internet szolgáltatás elégtelensége miatt, akkor a probléma elhárulását követő 24 órán belül kell az elektronikus adatszolgáltatást pótolni. Ha az ilyen üzemzavar meghaladja a 48 órát, ezt a tényt a NAV rendszerébe – legkésőbb a 48 órás időtartam leteltekor – be kell jelenteni. Erre szintén az online számla internetes portálon lesz lehetősége a céghez regisztrált felhasználóknak. Az elmaradt adatszolgáltatást pedig ezen időtartam leteltétől számított 24 órán belül kell pótolni, akár a számlaadatok manuális rögzítésével. Ha a 24 órás időkereten belül a hibát nem sikerül kijavítani, ismételt bejelentést kell tenni, a határidő ezáltal újabb 24 órával meghosszabbítható mindaddig, míg az üzemzavar, az internet szolgáltatás elégtelensége fennáll.
Tekintettel a jogszabályban rögzített rövid határidőkre, valamint arra a tényre, hogy sok szervezet – különösen a nagyok, de néha a kicsik is – spontán nem képesek ilyen gyors cselekvésre, a hibák kezelésére fel kell készülni. Érdemes még a bevezetés előtt átnézni az egyes hiba kódokat és szervezetileg leszabályozni, hogy milyen esetben kinek pontosan mi a teendője. A hibák ugyanis jellemzően az IT szakemberek, az üzleti döntéshozók és a vállalati vagy éppen külsős pénzügyi és adós szakemberek együttműködését teszik szükségessé.
