Compliance – egy fogalom, amit egyre sűrűbben használunk, de vajon értjük-e igazán, hogy mit jelent. És hogy kapcsolódik a compliance, vagyis a megfelelőség az adózási, pénzügyi feladatainkhoz?
A compliance jelentése megfelelés. A vállalatoknak ugyanis egyrészt meg kell felelniük a külső szabályoknak, például a jogszabályoknak, de a társadalmi, erkölcsi normáknak, etikai követelményeknek is. Másrészt a cég belső szabályzatait is, a saját magukkal szemben megfogalmazott normákat, elvárásokat is be kell tartaniuk.
Vagyis a compliance a külső szabályok megismerésével és a belső előírások elkészítésével kezdődik. Végig kell gondolni és írásba kell foglalni a szervezet működési szabályzatát, az etikai-magatartási kódexét, az összeférhetetlenségi, adatvédelmi és információbiztonsági szabályokat. Második lépésként pedig a munkavállalókkal mindezeket képzéseken kell megismertetni, de érdemes az üzleti partnereket is tájékoztatni a vállalat által követett elvekről.
Mi kell tehát a minél tökéletesebb compliance-hez? Talán a legfontosabb a felső vezetés elköteleződése, példamutatása, ami aztán „lecsorog” a céges hierarchia alacsonyabb szintjeire, és csak ezután várható el, hogy a vállalati működés minden szintjén megvalósuljon. A compliance másik záloga a független kontrollfunkció működtetése. Alkalmazzunk tehát „compliance officer-t”, (legyen az belső vagy külső munkatárs) akinek feladata a megfelelés folyamatos vizsgálata. Vezessünk be „whistleblowing”, vagyis bejelentővédelmi szabályokat is, hogy azok a munkatársak, akik valamilyen szabálytalanságot, non-compliance viselkedést, eseményt fedeznek fel, bátran felhívhassák ezekre a figyelmet.
És nem elég a compliance rendszerét egyszer felépíteni, a szabályokat folyamatosan adaptálni kell a változó jogszabályi környezethez és piaci viszonyokhoz. A képzéseket is rendszeresen meg kell ismételni. Vagyis a compliance csak egy folyamatosan fejlődő szervezetben teljesedhet ki igazán.
Érdemes észben tartani azt is, hogy milyen hatásai lehetnek a non-compliance-nek. Bár nagyon szerencsés lenne, ha mindenki valóban belső indíttatásból szeretne megfelelni a külső és belső normáknak, de sokakat mégis a várható negatív következmények tartanak vissza a szabályszegéstől. A „nem megfelelés” ugyanis különböző mértékű kockázatokat és költségeket eredményezhet. Bírságokat, pótlékokat, korlátozó intézkedéseket szabhatnak ki a vállalkozásra. Elsőre talán kevésbé tűnik negatív következménynek, ha „csak” a cég megítélése romlik, pedig a goodwill vagy badwill nagyon is megnyilvánulhat a cégértékében. Egy kockázatos adózói besorolás miatt nagyobb költsége lehet a működésnek, elveszíthetjük ügyfeleinket, beszűkülhet a cég tevékenysége egy-egy adóhatósági intézkedés következtében – például adószám felfüggesztés vagy üzletbezárás, de nehezebbé válhat a hitelfelvétel, a pályázatokon való elindulás is.
Ezért érdemes a compliance-re egy folyamatba épített rendszerfunkcióként tekinteni, amellyel a pénzügyi/adózási kockázatok kezelhetővé, csökkenthetővé, előre láthatóvá válhatnak. Vagy más megközelítésben a compliance-t tekinthetjük a management egyik ágának is, és kapcsolódik a könyvvizsgálathoz, könyveléshez vagy az adózáshoz is.
A könyvvizsgálat szerepe, hogy a cég hitelességét alátámassza, bizalmat építsen iránta. A könyvvizsgálat megléte már önmagában is önkéntes jogkövetésre ösztönöz, ahogy visszatartó erővel bír a csalások és visszaélések elkövetésével szemben. Védi a hitelezőket és a befektetőket, hiszen bizonyosságot szolgáltat a szervezet vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetéről. Vagyis kiváló visszajelzés arról, hogy mennyire sikerült a vállalatnak a szabályoknak megfelelően működnie a vizsgált időszakban. Azonban fontos tudni, hogy a könyvvizsgálat sem mindenható, „hozott anyagból dolgozik”: a szándékos csalást nem tudja biztosan feltárni.
A könyvelés a pénzügyi compliance része, de nem mindegy, hogy belsős munkatársak vagy külsős szakértők végzik. Az első esetben elképzelhető, hogy kevésbé tudja magát függetleníteni a könyvelő a vezetők elvárásaitól, még akkor is, ha a szakmai elvei szerint el kellene utasítania egy kérést. Ilyenkor jelenthet megoldást az utasítások kérése írásban, feljegyzések készítése, vagy a compliance officer bevonása, ha van ilyen. Ha a cég kiszervezi a könyvelést, ezzel nagyobb függetlenséget biztosít a szakembernek, ami növelheti a bizalmat a cég iránt. E mellett hatékonyabb is lehet a feladatok elvégzése, de ebben az estben nagyon fontos, hogy a felelősségi köröket világosan tisztázzák.
Az adózási compliance célja a jogszabályoknak való megfelelés – nem (vagy nemcsak) a vállalkozás felett lebegő Damoklész-kard, a bírságolás elkerülése miatt, hanem belülről fakadó igényből is. Hiszen a hosszútávon fenntartható, etikus működés csak így lehetséges. Ehhez tisztában kell lenni az összes jogszabállyal, azok hierarchiájával: például a nemzeti és nemzetközi adójogban, az EU elsődleges és másodlagos jogforrásaival, utóbbiak közül a közvetlenül érvényesülő rendeletekkel és a hazai átültetést igénylő direktívákkal/irányelvekkel, illetve más határozatokkal, ajánlásokkal. A jogszabályok helyes értelmezésén túl folyamatosan monitorozni kell az adózási kockázatokat saját belső ellenőrzésekkel, és bizonyos időközönként külső szakember általi átvilágításokkal, úgy nevezett „health checkkel”. Ezt érdemes adónemenként, kockázatos területenként vagy bizonyos értékhatárokhoz kötve és rendszeresen elvégezni. E mellett érdemes a folyamatokat is átvilágítani, a rendszerhibákat feltárni.
Összességében tehát a compliance nem egy jelentőség nélküli szépségtapasz, és nem is egy kerékkötő, ami megakadályozza a legígéretesebb üzleteket elvont erkölcsi elvekre vagy megfoghatatlan kockázatokra hivatkozva, hanem nagyon is gyakorlatias módszer, a hosszú távú, fenntartható működés záloga.
