Remek lehetőség a munkavállalók jutalmazására az évente három alkalommal adható csekély értékű ajándék, mely lehet akár ajándékutalvány, egy szolgáltatás vagy egy konkrét tárgy, például egy könyv. Ugyanakkor az ajándékozó munkáltató feladata nem merül ki abban, hogy a megvásárolt termékről vagy utalványról bizonylatot kér, és ezt leadja a könyvelésnek: a bérszámfejtés felé is információt kell szolgáltatni, és belső nyilvántartásban is rögzíteni kell az adatokat.

Hogy kell helyesen kezelni a dolgozóknak adott népszerű ajándékutalványokat, vagy általánosabban a csekély értékű ajándékokat a könyvelésben és a bérszámfejtésben?

A csekély értékű ajándékokkal kapcsolatos legfontosabb szabályok

 A csekély értékű ajándékok után egyes meghatározott juttatásként kell adózni, és a munkavállalókon kívül közeli hozzátartozóiknak is adható évente maximum három alkalommal. Az ajándék értéke alkalmanként nem haladja meg a minimálbér 10%-át, 2025-ben 29.080 forintot, vagyis összesen 87.240 Ft is adható egy embernek évente. Az ajándék lehet termék, szolgáltatás vagy utalvány is, de az utalvány kizárólag meghatározott termékre vagy szolgáltatásra szólhat, például csak egy adott boltban vagy egy bizonyos termékkategóriára lehet beváltani.

Hogyan adóznak a csekélyértékű ajándékok?

 A csekély értékű ajándékok adózása igen kedvező, mindössze 33,04% az összes közteher. Az adóalap a juttatás értékének 1,18-szorosa, amely után 15% személyi jövedelemadót és 13% szociális hozzájárulási adót kell fizetni.

Mi történik, ha nem tartják be a csekélyértékű ajándékokra vonatkozó szabályokat?

Ha a fent ismertetett szabályokat nem tartják be, a csekély értékű ajándék teljes összege munkaviszonyból származó jövedelemnek fog minősülni, és bérként fog adózni. Például, ha

• az ajándék értéke meghaladja a minimálbér 10%-át,
• vagy több, mint 3 alkalommal kapja egy személy,
• vagy nem felel meg a nem pénzben adott juttatások SZJA törvény szerinti juttatási feltételeinek,

akkor 46,5% közterhet kell fizetni utána.

Milyen feltétellel lehet az ajándékutalvány nem pénzben adott juttatás?

Ha megállapítható, hogy

• milyen termék- vagy szolgáltatáskörben használható fel,

• és nem visszaváltható.

Mit jelent, hogy egy utalvány egy bizonyos termék- vagy szolgáltatáskörben használható fel?

Például egy könyvesbolt hálózat utalványa egy bizonyos termékköre váltható be, vagyis elfogadható. Ugyanakkor a széles áruválasztékkal rendelkező hipermarketek általános utalványait az élelmiszertől az elektronikus iparcikkeken át a ruházatig számos termékre be lehetne váltani, vagyis ezek bizonyosan nem fogadhatóak el. Az igazi dilemmát az olyan kisebb hálózatok utalványai jelentik, ahol több különböző termékkör is elérhető, de mégis valamennyire specializáltak. Az ilyen esetekben nem egyértelmű, hogy elfogadható-e egy utalvány. Ebbe a körbe jellemzően a drogériák tartoznak, ahol azonban lehet vásárolni például élelmiszert is. Ezért érdemes a bérszámfejtő kollégákat még az utalvány megvásárlása előtt megkérdezni, hogy a kiválasztott utalvány adózása mennyire egyértelmű.

A munkáltató teendői a csekély értékű ajándékok / ajándékutalványok juttatásakor?

Ahogy ez már a fentiekből kiderült, érdemes még a döntés / vásárlás előtt megbeszélni a tervet a könyvelővel vagy adótanácsadóval. Például, hogy milyen célból, milyen gyakran adnának ilyen juttatást a dolgozóknak, és milyen konkrét termékre vagy dologra gondoltak. Ha a könyvelést és a bérszámfejtést más végzi, fontos, hogy mindkét kolléga megkapja a szükséges információt, ugyanis az ajándékutalványok is bekerülhetnek a bérszámfejtő programba, ami egyszerűsítheti a nyomon követésüket.

Fontos, hogy az ajándékutalványok, ajándékok megvásárlásakor mindenképpen kell bizonylatot kérni a munkáltató nevére. Ugyan az értékesítő elvileg tudja, hogy milyen bizonylat kiállítási kötelezettsége van, de érdemes tisztában lenni az alapokkal:

• Vagy a munkáltató nevére szóló számlát kell kiállítani, ha úgy nevezett egycélú utalványról van szó,
• vagy nyugtát többcélú utalvány esetén.

Ugyanakkor éppen a fent bemutatott szabályok miatt egyes meghatározott juttatásként adózó csekély értékű ajándékként inkább csak az egycélú utalványok jöhetnek szóba, ugyanis ezek kibocsátásakor már ismert az általuk értékesített terméknek vagy szolgáltatásnak a teljesítési helye és áfakulcsa. Míg a többcélú utalványoknál ezek nem feltétlenül ismertek, hiszen több különböző termékre is be lehet váltani.

Milyen belső nyilvántartást, dokumentációt kell vezetni a csekély értékű ajándékokról, ajándékutalványokról?

A csekély értékű ajándék esetében munkáltatónak/munkáltatói jogkör gyakorlójának kötelező vezetni az alábbiakat:

• a juttatás időpontját,
• a juttatás értékét,
• a kedvezményezett nevét,
• a juttatás formáját (pl. utalvány típusát, az üzlet nevét, a számlaszámot),
• a juttatás célját,
• az alkalmak számát.

Erre tökéletesen alkalmas egy Excel-táblázat is, a lényeg, hogy szükség esetén az adóhatóság felé igazolni tudja a juttatás jogszerűségét.