Bár az irodabérlettel kapcsolatos költségek nagyon jelentős tételt képeznek a cégek kiadásaiban, a bérlők sokszor mégsem fordítanak elég figyelmet az irodabérlet költségeinek tisztázására és csökkentésükre előnyös feltételek kitárgyalásával. Cikkünkkel az irodabérléshez kapcsolódó díjak és költségek teljes körének bemutatásával, és hasznos költségcsökkentő tippekkel szeretnénk segíteni a bérlőket.
Az irodabérléshez kapcsolódó költségek nagy terhet jelentenek a vállalkozások számára
A bérleti szerződések többnyire határozott időre szólnak, vagyis a bérlő a szerződés megkötésekor a teljes időtartamra vonatkozó bérleti díj és egyéb kapcsolódó költségek megfizetésére vállal kötelezettséget. Ez alatt az idő alatt a bérlő általában nem léphet ki egyoldalúan a szerződésből. A bérleti költségek tehát komoly terhet jelentenek. Ezért fontos az irodaválasztásnál az összes költségtételt figyelembe venni, és a teljes bérleti időtartamra tervezni.
Minden költségelem és minden bérleti feltétel egyformán fontos az irodabérlésnél
A szerződés megkötése előtt tehát érdemes tisztázni a bérlőt terhelő összes költségelemet – bérleti díj, kialakítási, üzemeltetési költségek, rezsi, biztosítékok, bérlői biztosítás – és ez alapján kell meghozni a döntést.
Kérdezzen rá, és foglalja bele a bérleti szerződésbe, hogy
- ki fizeti a bérlemény kialakításának költségeit,
- vannak-e esetek, amikor bérleti díj fizetési kedvezmény kérhető, mi történik vis maior esetén,
- mit foglal magában az üzemeltetési költség,
- vannak-e egyéb a bérlemény fenntartásával kapcsolatos az üzemeltetési költség körébe nem eső költségek,
- szükséges-e biztosítékot nyújtani (óvadék vagy banki / vállalati garancia),
- kell-e biztosítást (felelősség- és vagyonbiztosítás) kötni,
- ki lehet-e lépni a szerződésből, ha igen milyen feltételekkel,
- vannak-e területvisszaadási vagy -bővítési, meghosszabbítási opciók,
- mik a felmondás feltételei,
- vannak-e change of control klauzulák,
- változtathat-e a bérlő a bérleményen,
- albérletbe adható-e a bérelt terület,
- a céglogó feltüntethető-e az irodaházon.
Bérleti szerződések előkészítése, bérleti feltételek tárgyalása: kérje a LeitnerLaw ügyvédei segítségét! Kiszámítható és biztonságos bérleti feltételek!
Tisztázzuk egyértelműen a szerződésben felmerülő opciók gyakorlásának pontos feltételeit, és próbáljuk meg a bérlőnek minél inkább biztosítani a tudatos döntés lehetőségét, és azt, hogy az opciók segítsék a költségek csökkentését. A bérbeadói felelősség korlátozását ne fogadjuk el nagyobb mértékben, mint ahogy a jogszabályok megengedik. A felmondás feltételeinél törekedjen többlépcsős felmondási klauzulák beépítésére, hogy a bérlő az esetleges szerződésszegését még időben korrigálhassa. Lehetőség szerint ne fogadjon el change of control klauzulákat, amelyek hatással lehetnek a bérlő tulajdonosi struktúrájának változására.
Tisztázzuk, hogy mit fedez az üzemeltetési költség, számoljunk el transzparensen, korlátozzuk az egyoldalú emeléséket.
Ismerjük meg az ingatlan engedélyezett használatát, szerezzük be a szükséges engedélyeket előre.
Bérlőbarát irodapiaci környezet
Azt mindenképpen érdemes észben tartani, hogy napjainkban sok helyen viszonylag alacsony az irodaépületek kihasználtsága, és ez lehetővé teszi kedvezőbb feltételek elérését, a korábban kötött szerződések újratárgyalását. E mellett a bérbeadók kisebb területeket is szívesen adnak bérbe, vagy a rövidebb bérleti időre is hajlandóak szerződést kötni flexibilis feltételekkel.
Egyre többen választhatják a nagyobb közösségi tereket biztosító irodaházak szolgáltatásait, ahol a bérlők csökkenthetik költségeiket azzal, hogy kisebb irodát bérelnek, hiszen használják a közösségi tereket. Ugyanakkor ez magasabb üzemeltetési költséggel járhat. Nagyobb rugalmasságot nyújtanak a serviced office és co-working space megoldások, és a bérlőnek nincs gondja a bérlemény bútorozására sem, de ezek díja általában magasabb is.
A választásnál az is fontos szempont lehet, hogy fenntartható-e a létesítmény, hiszen a korszerűbb irodaházak energiaköltségei alacsonyabbak lehetnek, és a környezet megóvása is fontos egy tudatos vállalkozás számára. Ezért megfigyelhető, hogy az irodaház-minősítések szerepe növekszik a bérlők döntésében, és a befektetők is keresik a minősített irodaházakat, már csak az ESG szabályozás elvárásai miatt is. Bérlőként fontos lehet számunkra, hogy mennyire tudatos az épületmenedzsment, van-e mindenhol pontos fogyasztásmérés és ebből eredően alacsonyabbak és kiszámíthatóbbak-e költségek.
