A 2017. január 1-jén már működő gazdálkodó szervezetnek a szabályok szerint 2017. augusztus 30-áig kellett volna regisztrálniuk a cégkapu szolgáltatásra, de december 31-ig még következmények nélkül megtehették ezt. De tudjuk, hogy sokan elmulasztották ezt. Rájuk január 1-jétől szankciók várnak: például törvényességi felügyeleti eljárás indulhat ellenük, pénzbírságot kaphatnak, vagy végső esetben akár törölhetik is őket a cégnyilvántartásból.

A tárhely-szolgáltatásnak, vagyis a hivatalokkal való elektronikus levelezésnek december 1-jén kellett volna elindulnia, és január 1-jétől a korábbi tervek szerint kötelező lett volna az állammal való elektronikus kapcsolattartás, a hivatalos ügyfélkapu elérhetőségről történő dokumentumküldés és az azon történő fogadás. A portál azonban jelenleg még inaktív, kizárólag a regisztrációkat fogadja; és az adóhatóság adóügyekben egy év átmeneti időszakot hirdetett. Vagyis a rendszer csúszását kihasználhatják azok, akik eddig még nem regisztráltak, és ezt most még gyorsan pótolhatják. 

A szolgáltatásról korábbi cikkeinkben részletesen írtunk már, így i csak röviden foglaljuk össze a lényeget.

A cégkapu a cégek ügyeinek intézésére lesz alkalmas, a vállalatok hivatalos levelezésére szolgál. Ez a posta helyett ezentúl elektronikusan, de igazolhatóan történik majd e felületen. Nagyon fontos, hogy a levelezés elindulására minden cégnek legyen cégkapu regisztrációja, hiszen a hivatalok az ide érkező dokumentumokat kézbesítettnek tekintik.

Az elektronikus ügyintézést biztosító szervek lesznek többek között: az államigazgatási szervek, a helyi önkormányzatok, a bíróságok, az ügyészség, a közjegyzők, a bírósági végrehajtók, a köztestületek, a közüzemi szolgáltatók lesznek – sőt a hírek szerint a közlekedési bírságok, gyorshajtási ügyek hivatalos levelezései is a cégkapun futnak majd keresztül.

Az adóhatóság azonban 2018-ra még átmeneti időszakot hirdetett, amely alatt a cégek választhatnak, hogy az Ügyfélkapujukon vagy Cégkapujukon keresztül kommunikálnak az adóhatósággal. A NAV pedig kizárólag a Cégkapun keresztül érkezett ügyekben küldi a válaszüzenetet a Cégkapun keresztül, minden más esetben az Ügyfélkaput használja majd.

A szolgáltatás igénybevételéhez szükséges a gazdálkodó szervezet regisztrálása a cégkapun. A regisztrációt online, személyesen vagy e-űrlappal lehet megtenni. Az első megoldást a képviseleti joggal rendelkező személy kezdeményezheti. Feltétele, hogy a képviselő rendelkezzen ügyfélkapus hozzáféréssel vagy új típusú e-személyazonosító igazolvánnyal, esetleg telefonos azonosítóval.

Bonyolultabb, ha egy meghatalmazott regisztrál, vagy ha együttes aláírásra jogosult több személy. Ilyenkor ügyfélkapus meghatalmazásra, elektronikusan hitelesített dokumentumokra lesz szükség.

Még nehezebb a helyzet, ha a cég képviselője külföldi. Az ő esetükben csak meghatalmazotton keresztül működik a regisztráció, ráadásul a meghatalmazottnak mindenképpen rendelkeznie kell ügyfélkapuval, új e-személyi igazolvánnyal vagy telefonos azonosítóval – azaz praktikusan magyar állampolgárnak kell lennie.

Bár a legegyszerűbb az ügyvezetőnek elvégezni a regisztrációt, de a képviseleti joggal rendelkező személytől származó meghatalmazás birtokában akár könyvelők, adótanácsadók, ügyvédek is kezdeményezhetik ezt. A külföldi ügyvezetők nem is tehetik meg másként. Meghatalmazottként a regisztráció során fel kell tölteni a regisztrációt végrehajtó ügyfélkapuval rendelkező természetes személy számára kiállított meghatalmazást, az ügyvezető személyazonosságának igazolására alkalmas okmány másolatát (pl. útlevél, személyazonosító), az érintett cég cégkivonatát és a képviselő aláírás-mintáját vagy aláírási címpéldányát.

A jövőben létrejövő új gazdálkodó szervezeteknek a nyilvántartásba vételüket vagy alapításukat követő 8 napon belül kell majd bejelentkezniük a cégkapu szolgáltatásba.