Már csak alig több, mint fél év felkészülési idő maradt az online számla-adatszolgáltatás bevezetésére. Feladatok pedig nemcsak a számlázó szoftvert fejlesztő cégekre várnak ezzel kapcsolatban, hanem minden vállalkozásra, aki ügyvitelét, adókezelését, saját fejlesztésű számlázási rendszerét az új szabályokhoz kívánja igazítani.

Az online számla adatszolgáltatási kötelezettség életbe lépését sokáig jogszabályi háttér nélkül lebegtették, majd a 2017 júliusára tervezett bevezetést tavaly nyáron egy évvel meghosszabbították. Ekkor nyilvánosságra hozták az adatszolgáltatási kötelezettséget teljesítő várható XML/XSD adatállományt, amely alapján a szoftverfejlesztők elkezdhették a munkát. A séma közben többször is változott. A rendszer elindításához azonban az adatsémán kívül a beküldési protokoll is szükséges, melyet először december, majd január közepére ígértek, végül január 18-án jelent meg. Bár a szoftverfejlesztés ennek késedelmével megakadt, vállalkozásoknak a számlázó programok felkészítésén kívül is vannak teendői a bevezetésig.

Az adatszolgáltatásról bővebben

2018. július 1-jétől azokat a számlákat, amelyek adóalanyok közötti, belföldi áfás ügyletekről szólnak, valamint amelyekben az áthárított áfa eléri vagy meghaladja a 100.000,- Ft-ot, tételesen és valós időben be kell majd jelenteni az adóhatóságnak a számlázó programok és az adóhatóság rendszere közötti gép-gép kapcsolat segítségével, manuális beavatkozás nélkül. A program a már lezárt számlát küldi majd be a hatósági rendszerbe.

Adatszolgáltatásra kötelezettek azok a külföldi vállalkozások is, amelyek Magyarországon regisztráltak az áfában. Azoknak, akik csak adómentes vagy áfakörön kívüli tevékenységet végeznek, vagy egyetlen számlájuk sem éri el az áfa-határértéket, nem kell lecserélniük a számlázó rendszerüket. Azonban az adatszolgáltatás az első jelentendő számlától már náluk is belép majd.

A kizárólag online pénztárgépet használóknak sincs teendőjük. Azonban a nyomtatvány használatával kiállított, azaz a „kézi számlák” nem maradnak ki az adatszolgáltatásból. Esetükben a 100.000-500.000 Ft közötti áfatartalmú számlákról 5 munkanapon belül, az 500.000 Ft felettiekről pedig 1 munkanapon belül kell jelentést küldeni.

Nem kell adatot szolgáltatni:

• a nyugtákról és elszámolási bizonylatokról,
• a magánszemélyek felé kiállított számlákról,
• azokról a számlákról, amelyek magyar áfát egyáltalán nem tartalmaznak, vagy áfatartalmuk alacsonyabb a határértéknél.

 Az adatszolgáltatás kiváltja a számlakibocsátói belföldi összesítő jelentést, de a számlabefogadóit nem. Az ígéret szerint a befogadói oldali összesítő jelentés kitöltéséhez nyújt majd segítséget az, hogy az online számla-adatszolgáltatási rendszerből lekérdezhető lesz a cég irányába kiállított és beküldött számlák listája. Az adatok tehát nem csak az adóhatóság részére biztosítanak többlet ellenőrzési lehetőséget, hanem a számla befogadói számára is. A keresztellenőrzés lehetősége a partnerek megbízhatóságát erősíti és a körültekintő üzleti és adózási gondolkodás részét képezi.

Az online rendszerben való befogadás visszaigazolása egyébként nem lesz majd jelölve a számlákon, hiszen az adatszolgáltatást a program csak akkor indíthatja, ha a számla adatai már lezártak, azaz további módosítás – beleértve a NAV visszaigazolását – nem kerülhet már rá a számlára. A NAV által számlánként küldött válaszüzenetet a számla kiállítójának kell majd visszakereshető módon megőriznie.

Számlázó programmal kapcsolatos elvárások

A jövőben csak olyan a számlázó programot lesz szabad használni, amelyben

• a számlák tartalmaznak minden törvényben előírt adatot;
• kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítanak;
• nincs lehetőség a számlák törlésére, visszadátumozására;
• biztosított a számlák sérthetetlensége és olvashatósága;
• rendelkezik felhasználói dokumentációval;
• van benne „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” és 2018. július 1-től az online adatszolgáltatás funkció;
• és végül, de nem utolsó sorban a használó bejelentette az adóhatóságnak a program beszerzését 30 napon belül.

Bármely más programmal kiállított számlával bírságot kockáztat a számla kibocsátója és befogadója is.

Szankciók

Ha az adózó nem tartja be az előírásokat – vagy nem lesz készen a számlázó programja időre, így nem tudja határidőben elkezdeni az adatszolgáltatást –  akár 1.00.000,- Ft bírságot is kaphat. A követelményeknek meg nem felelő számla adóigazgatási célra alkalmatlanná minősíthető, amelynek következtében nem csak a számla kibocsátó büntethető, hanem a számla befogadó áfalevonási joga is sérülhet. Ez akár súlyos üzleti konfliktusokat is szülhet az üzleti partnerek között.

A hatóság minden hibáért a kibocsátó adózót fogja felelőssé tenni, még ha a szoftverfejlesztő vagy a számlázással megbízott alvállalkozó okozta is a mulasztást. Ezért a fejlesztővel vagy a meghatalmazottal kötött szerződésben fontos a felelősségi köröket, kártérítési kötelezettségeket tisztázni, hiszen az a továbbiakban már csak polgári jogi úton érvényesíthető. Önszámlázás esetében, illetve akkor, ha a számlakiállítás feladatát az eladótól egy másik személy veszi át, a meghatalmazott is egyetemleges felelősséggel tartozik. Az ilyen megállapodást kötelezően írásba is kell foglalni.

Felkészülés

Bár a szoftverfejlesztés jellemzően specializált IT szakemberek feladata, nem ritka az sem, hogy egy cég saját fejlesztésű magyar vagy külföldi szoftvert használ a számlázásra. Ilyen esetben a felkészülés talán még nehezebb és a fejlesztésre rendelkezésre álló időnek még nagyobb jelentősége van. A felkészülés azonban nem ér véget a megfelelő számlázó program megvásárlásával/kifejlesztésével. Sok esetben gondot jelent a számlázó programok illesztése a cég ügyviteli rendszeréhez, esetleg külön illesztő program is szükséges lehet az adatok továbbításához.

Ráadásul a fejlesztés csak az első lépés, kis túlzással mondhatjuk „technikai részletkérdés”. Sokkal nagyobb jelentőséggel bír majd a jövőben – ha az átállás okozta sokkon túljutunk – a bemenő adatok megfelelősége. Azaz minden vállalkozásnak érdemes átvilágítania áfaügyeit és kapcsolódó adókezelését. Az online számla-adatszolgáltatás ugyanis gyakorlatilag azonnali adóellenőrzéseket is jelent majd, a pénztárgép, az EKÁER és a közúti fuvarozás, a hagyományos belföldi adó-adatbázisok és a nemzetközi kontrolladatok összevetésével ki fognak ugrani a véletlen hibák és rosszhiszemű visszaélések is. Ráadásul ehhez még az íróasztalától sem kell felállnia az adóellenőrnek.

Ha érdekli a téma, jöjjön el a LeitnerLeitner ingyenes ügyfél-szemináriumára!

2018. 03. 06. Felkészülés a finisben avagy GDPR és online számla-adatszolgáltatás