Már kevesebb, mint egy hónap felkészülési idő maradt az online számla-adatszolgáltatás bevezetésére. „A felkészülés azonban nemcsak a számlázó szoftverek programozóit érinti” – figyelmeztet Jancsa-Pék Judit, a LeitnerLeitner vezető adótanácsadója – „hanem a vállalkozásnak magának is vannak feladatai, melyek közül a legfontosabbakat összegyűjtöttük.”
Egyrészt, mert a hibás, vagy hiányzó adatszolgáltatással a számlakibocsátásra kötelezett adóalany számlánként 500 ezer Ft-os bírságot kockáztat, a számla befogadója pedig elvesztheti áfa-levonási jogát. Másrészt az online adatszolgáltatás esetleg szabálytalanságokat fedhet fel. Az átküldött számlákra ugyanis automatikus adat- és kockázat elemzés vár, amellyel az adóhatóság gyakorlatilag azonnali ellenőrzés alá vonja a vállalkozások tömegeit. Vagyis a felkészülés részeként érdemes már most csökkenteni a kockázatokat. E bírságok és kockázatok elkerülésének érdekében tehát hasznos lehet az alábbi feladatokat elvégezni:
- Számlázó program felkészítése:
- A jogszabályban előírt adattartalommal és struktúrával rendelkező XML-file-ok
A programmal kapcsolatos első feladat annak megoldása, hogy képes legyen a jogszabályban előírt adattartalommal és struktúrával rendelkező XML-file-ok elkészítésére. Az erre vonatkozó XSD / XML sémákat tavaly nyáron hozták nyilvánosságra, a programozók tehát viszonylag hosszú ideje dolgozhatnak ezen a feladaton. Az is igaz ugyan, hogy a munka során a séma, éppen a programozói visszajelzéseket alapul véve, többször is változott. Az aktuális séma már eléggé kiforrottnak tekinthető, azonban a további változások még most sem kizárhatóak. Tehát némileg mozgó célpont van előttünk, de talán megnyugvást ad, hogy a mostani változások már a finomhangolási fázisba tartoznak.
- Kommunikáció a NAV rendszerével
Ezután meg kell / kellett teremteni a kommunikációs kapcsolatot a NAV rendszerével. A számlák adatait tartalmazó XML file-okat ugyanis a számlázó programnak, vagy az ahhoz illeszkedő postázó modulnak kell automatikusan, a számlák adattartalmának lezárását követően azonnal, emberi beavatkozás nélkül az adóhatóság rendszerébe beküldenie. Az elkészült számlá(ka)t egyszer használatos adatszolgáltatási tokenen keresztül kell elküldeni. A tokent minden adatszolgáltatás előtt meg kell igényelni. Az adatszolgáltatási token az azt igénylő adózóra szól, és a válaszban visszaadott időpontig – jelenleg a kiállítást követően 5 percig – érvényes. Az adatszolgáltatási tokent a NAV rendszere a kérvényező technikai felhasználó cserekulcsával kódolva adja ki, annak felhasználásához szükséges a helyes, dekódolt értéket a szervernek visszaküldeni. A számlák beküldése történhet egyenként vagy kötegelve; egy adatszolgáltatás jelenlegi beküldési limitje 100 darab számla adattartalma.
Az adatszolgáltatás azonban nem ér véget a számlák adatainak beküldésével, a programnak a feldolgozási üzenetet is meg kell kérnie a NAV rendszerétől és gondoskodnia kell azok helyes kezeléséről is. A sikeresen befogadott adatszolgáltatásra a szerver tranzakció azonosítót ad vissza. A kapott tranzakció azonosítóval lehet a későbbiekben lekérdezni a tranzakció feldolgozási státuszát, a NAV szervere minden számlára tételes feldolgozási eredményt ad vissza.
Az egyes számlákra vonatkozó feldolgozási státusz háromféle lehet:
- blokkoló hiba, azaz olyan technikai vagy súlyos üzleti hiba, amely az adatszolgáltatás befogadását megakadályozza => ERROR típusú visszajelzés
- figyelmeztetés, amely az adatszolgáltatás befogadását nem blokkolja, azonban a számla, vagy az erről nyújtott adatszolgáltatás tartalmilag helytelen lehet => WARN típusú visszajelzés
- nyugtaüzenet, ha az adatszolgáltatás helyes és befogadásra került => OK típusú visszajelzés. Az adatszolgáltatás akkor tekinthető teljesítettnek, ha azt az adott számlához tartozó nyugtaüzenet megerősíti.
2. A céges számlázási folyamat és a számlák áttekintése és fejlesztése
Míg a számlázó programok felkészítése elsősorban programozói feladat, addig a felkészüléshez hozzá tartoznak olyan üzleti folyamatok is, amelyet a vállalkozásnak magának kell tovább fejlesztenie.
- A számlázási folyamat átvilágítása
Az elsődleges feladat a számlázási folyamat átgondolása, annak tisztázása, hogy a számla kiállításáig milyen üzleti folyamaton és információs láncon keresztül jut el a vállalkozás, mely szervezeti egységek és konkrétan milyen felelősök együttműködésén keresztül történik a számla kiállítása. Ezek az egységek és ezek a személyek ugyanis közvetlenül befolyásolják, hogy a vállalkozás mikor, milyen adattartalommal és hogyan bocsátja ki a számláit. A beszerzésért, készletezésért felelős kollégák rögzítik az áruk és beszállítók adatait a rendszerben, az értékesítés a vevőtörzseket kezeli, a raktár és logisztikai osztály a kiszállításokért felel, míg a pénzügy jó esetben a tranzakciók számlába állítását végzi; hogy csak a legegyszerűbb üzleti szcenáriót vegyük alapul. Az azonnali digitális adóellenőrzések korában létfontosságú a számlázási folyamatot tudatosan kezelni, idejekorán biztosítani és szükség szerint leszabályozni azt.
- Az összes számlázási szoftver azonosítása
Kulcsfontosságú annak a tisztázása, hogy a vállalkozás valójában hány számlázó programot használ, és ezek milyenek. Sok esetben ugyanis a vállalkozás által használt több program is képes a számla kiállításra, ebben az esetben fontos annak eldöntése, hogy vajon mindegyiket fel kell-e készíteni az online számla-adatszolgáltatásra, vagy esetleg csak kiválasztott programokat. Az is felmerülhet, hogy bár a vállalkozás több számlázó programot is használ, ám mégis egy közös postás modulon keresztül küldené be a számlaadatokat. A döntésben sok kritériumot kell számításba venni, ilyenek lehetnek az adatátadás nehézségei, adatbiztonsági kérdések, és persze a költséghatékonyság is.
- A számlaformátumok átvilágítása
Fontos tisztázni azt is, hogy a vállalkozás a megfelelő formátumú számlákat használja-e az üzleti tranzakciók kezeléséhez: az egyedi ügyletekről egyedi számlák készülnek-e, az összevont ügyletek számlázása pedig helyes gyűjtőszámlákkal vagy időszaki elszámolású számlákkal történik-e? Vajon, minden számlázáskor tényleg kötelező-e számla kiállítása? A teljesítési időpontokat az Áfatörvény szerint megfelelően alkalmazza a cég? Helyes-e az előleg- és végszámlák dokumentálása? No és persze, hogy megfelelő-e a számlakorrekciók, azonnali vagy utólagos árengedmények kezelése?
- A számlák adattartalmának és a számlázási törzsadatok átvilágítása
Az adatszolgáltatás megköveteli az Áfatörvény szerinti kötelező számlaadatok beküldését. Ez azonban csak akkor lehetséges, ha a számlák adattartalma valóban megfelelő. Azt az adatot, amelyik nem áll rendelkezésre, ugyanis még a legjobb rendszer sem képes beküldeni. Sokszor az adat egyébként a vállalatirányítási rendszeren belül elérhető lenne, de a számlázó program nem használja fel azokat.
Az sem mindegy, hogy az adatok milyen struktúrában állnak rendelkezésre. A sikeres bevezetéshez ugyanis nem csak a számlázó programot kell felkészíteni, hanem a vállalkozás termék- és készlet-törzsadatait, valamint vevői törzsadatait is szükséges felülvizsgálni.
- A címadatoknak például több önálló mezőben kell szerepelniük. A részletes adatformátumban ez a következőket jelenti: országkód (kötelező), régiójelzés (nem kötelező), irányítószám (kötelező), város (kötelező), utca neve (kötelező), közterület jellege (kötelező), házszám (nem kötelező), épület megnevezés (nem kötelező), lépcsőház (nem kötelező), emelet (nem kötelező), ajtó (nem kötelező), albetétszám (nem kötelező).
- Az adószám Magyarországon speciális formátumú „12345678-1-23”, az első rész „12345678” jelöli az adóalanyt, ennek megadása az adatszolgáltatásban kötelező, a második elem „1” az adóalany státuszát jelöli, míg a harmadik „23” a régió kódja, mind a háromnak külön adatmezőben kell szerepelnie, ám az utóbbi kettő beküldése már nem kötelező.
Fontos a vevőadatok validálása is, hiszen érdemes elkerülnünk azt, hogy az adatszolgáltatásunk a vevő címének, adószámának vagy egyéb adatainak hibás megadása miatt okozzon problémát. Ezt az adóhatóság internetes oldalán az adóalanyok ellenőrzésével küszöbölhetjük ki.
Cikksorozatunk következő részében folytatjuk a vállalkozások feladatainak felsorolását, hiszen a felkészülés mindezzel még korántsem teljes.
A LeitnerLeitner online számla-adatszolgáltatással kapcsolatos szolgáltatásai a következők:
- számlázási folyamatok felülvizsgálata, adatszolgáltatásra való felkészítése
- támogatás a céges számlázó rendszerek programozói számára
- számlázási szabályzat készítése
- áfa és EKÁER health check
- meghatalmazotti számlakiállítás az adatszolgáltatásra alkalmas programmal
- SAP számlázással kapcsolatos közvetítés
- számlázó programhoz adattovábbítási modul.
