Minden évben az év vége közeledtével találkozunk azzal az érzéssel, hogy az amúgy is túlterhelt évvégi időszakot még az évzárással kapcsolatos feladatok is nehezítik. Pedig, ha az év vége közeledtével elkezdenénk nemcsak a napi teendőkre koncentrálni, elkerülhetnénk az évvégi rémálmot! Az idejében meghozott döntésekkel időt és fáradtságot, sőt sok esetben még pénzt is megtakaríthatunk. Nézzünk néhány lehetőséget, amellyel sokat tehetünk saját magunkért és a cégünkért.

Készítsük elő a leltározási feladatokat

Először is fontos tudni, hogy nemcsak az anyagkészleteket és az árukat kell leltározni, hanem az immateriális javakat és tárgyi eszközöket is! Hiszen a Számviteli törvény szerint legalább 3 évente kötelező ezeket az eszközcsoportokat is leltározni.

Az immateriális javak közé tartoznak például a szoftverek. Esetükben ellenőrizni kell, hogy megvan-e a megfelelő dokumentáció, használható-e még a szoftver, van-e olyan hardver eszközünk, amelyen futtatható, és hogy ténylegesen használjuk-e vagy esetleg feleslegessé vált, és selejtezni kell? Szerencsére ezt a feladatot nem feltétlenül kell az év utolsó napján elvégezni: akár egy szombati munkanapra is előre lehet hozni, ami idén például december 11-én lesz.

Ezen túlmenően a társaság teljes eszközállományát leltározni kell, és egyeztetni a könyvekben lévő adatokkal, az esetleges eltéréseket pedig le kell követni a könyvelésben. Az ingatlanok esetében érdemes ellenőrizni a tulajdoni lapokat is, hogy nem felejtődött-e rajta egy korábbi jelzálog. A többi tárgyi eszközt fizikai leltárfelvétellel, szemrevételezéssel és számolással kell ellenőrizni. Ha eszközhiánnyal szembesülünk, és megállapítható, hogy a hiány megfelelő gondosság mellett elkerülhető lett volna: a hiányzó eszköz értékével az adóalapot meg kell növelni.

A készletek leltározását valóban a mérlegfordulónap körül, azaz az év utolsó vagy első napjaiban kell elvégezni. Megkönnyíthetjük a dolgunkat, ha már ezt megelőzően rendet rakunk a raktárban, csoportosítjuk a készleteket, a sérült, eladhatatlan elemeket elkülönítjük.

A félkész és befejezetlen termékek okozzák a legtöbb fejtörést a gyártó cégek leltározásában. Meg kell ugyanis határozni a készültségi fokot, és hozzá kell rendelni a megfelelő értéket. Az ilyen vállalkozásoknak végig kell gondolniuk a belső szabályzataikat – például az önköltségszámítási szabályzatot, az utókalkulációt – és az évvégi zárásra való felkészülés keretében érdemes aktualizálni ezeket is.

A göngyölegek leltározásáról sem szabad elfeledkezni, hiszen jelentős értéket képviselnek, sok pénz “fekszik” bennük.

A telephelyünkön kívül – az úgy nevezett idegen helyen – tárolt eszközök leltárfelvételéhez kérjünk tárolási nyilatkozatot és fotót a partnertől, amellyel igazolja az adott eszköz meglétét.

A készletek selejtezése, a teljes áron eladhatatlan, de még használható készletekre elszámolt értékvesztések az adózásnál elismert költségnek minősülnek, azaz adófizetési kötelezettség nem keletkezik utánuk. Azt, hogy mekkora értékvesztés számolható el, és milyen módon, a cég számviteli politikája szabályozza. Azonban, ha a készlethiány aránya meghaladja az adott iparágra jellemző mértéket, már adófizetéssel is kell számolni.

Összefoglalva nem csak azért leltározunk, mert kötelező, hanem mert a vállalkozások és tulajdonosok alapvető érdeke, hogy meggyőződjenek tulajdonuk a meglétéről, és felmérjék annak valós állapotát, használhatóságát, hogy lássák, mivel fogják folytatni tevékenységüket!

Pénzügyi egyeztetések

Egyeztetnünk kell a könyveinkben szereplő követeléseket és tartozásokat a valós helyzettel. Még az évvégi zárás előtt egyeztethetjük a vevőkkel szembeni követeléseket és a szállítókkal szembeni tartozásokat, a NAV-nál, illetve az önkormányzat(ok)nál vezetett adófolyószámlákat, és a munkavállalókkal kapcsolatos tartozásokat, követeléseket. Az egyeztetéseket egy december 31. előttihó végére is időzíthetjük, például november 30-ára vagy akár október 31-ére. Így elég idő marad a beérkező válaszok és a könyveinkben szereplő értékek összehasonlítására.

A cég saját tőke helyzete

Az elmúlt másfél év a COVID jegyében zajlott, és ennek az időszaknak bizony vannak vesztesei, veszteségei. A nehéz helyzetben lévő cégeknek érdemes áttekinteniük helyzetüket a saját tőke szempontjából, és amennyiben szükséges fel kell készülniük annak rendezésére. Ha az elmúlt 1-2 év eredménye veszteséges volt, és a negatív trend folytatódik, akkor érdemes egy előzetes kalkulációt készíteni a várható tőkehelyzetről és felkészülni olyan döntésekre, hogy például pótbefizetéssel vagy tőkeemeléssel (mindkettő történhet készpénzzel vagy más, bevitt vagyontárggyal) rendezzük a társaság saját tőkéjét. Ilyen módon, némi előrelátással elkerülhető, hogy több éven keresztül negatív saját tőkét kelljen kimutatni a beszámolóban. Hiszen mindez rontja a cég hitelképességét, külső finanszírozási igény esetén a bankokkal, hitelezőkkel szembeni pozíciót.

Évvégi döntések

Érdemes mérlegelni, hogy az évközi, illetve évvégi adótörvény változásokból melyek azok, amelyek kedvezőek a vállalkozásra nézve, és ezeket már alkalmazhatjuk is. Megkönnyítheti a cég helyzetét, ha adótanácsadót von be ebbe a feladatba, aki helyesen értelmezi a jogszabályváltozásokat, és előkészítheti a döntést.

Évvégi aktualitás a reprezentáció és évvégi üzleti ajándékok kérdése is. Jó hír, hogy idén csak 15% személyi jövedelemadót kell fizetni a megemelt (1,18%) adóalap után, és nem merül fel a 15,5% szociális hozzájárulási adó. Természetesen különbséget kell tenni a munkatársak részére biztosított csapatépítő tréning és/vagy karácsonyi vacsora és az üzleti partnerek üzletpolitikai célú megvendégelése között, hiszen a munkatársak megvendégelése nem számít reprezentációnak!

KIVA-ra való áttérés

Sokan gondolkoznak a KIVA-ra való áttérésen is – sokuknak érdemes is ezt megtenni – és bár évközben is van lehetőség erre, de mégis ésszerűbb év végére igazítani ezt a döntést is. A KIVA-ra való áttéréskor ugyanis mindenképpen kell készíteni egy adóbevallást, ami év végén egyébként is esedékes lenne, így az évvégi áttéréssel megtakaríthatunk egy évközi társaságiadó-bevallást. Érdemes tehát előre gondolkodni és kalkulációkat készíteni, hogy melyik adózási forma éri meg jobban a jövőben! Az áttérésről szóló döntést legkésőbb 2021 decemberében – be kell jelenteni a NAV-nak.

Euróban való könyvelésre való áttérés

A devizában való könyvelésre való áttérést is érdemes az év végére időzíteni. Az olyan vállalkozások számára, amelyek bevételei és költségei nagyrészt devizában: euróban vagy USA dollárban keletkezik, hasznos lehet a forintban történő könyvvezetésről az euróban / dollárban történő könyvvezetésre való áttérés. Elsősorban akkor lehet ez előnyös, ha a nagy árfolyammozgásoknak való kitettség jelentősen befolyásolja az eredményt. Röviden összefoglalva a teendőket: először meg kell változtatni az alapító okiratban – a társasági szerződésben – az eddigi forintot mint választott devizanemet euróra/dollárra. Majd el kell készíteni az ennek megfelelő számviteli politikát, és 2 beszámolót kell összeállítani: egyet az áttérés előtti devizanemben, azaz forintban, egyet pedig az új választott devizanemben, azaz euróban vagy dollárban. Az áttérés során keletkező különbözeteket el kell számolni, és magát a beszámolót könyvvizsgálóval ellenőriztetni kell. A forintban elkészülő adóbevallások és más forintos tételek miatt persze továbbra is számítani kell majd némi árfolyamdifferenciával, de ezek mértéke sokkal kisebb lesz.

***

Összefoglalva tehát, az évzárás már korábban is megkezdődhet, és ha jót akarunk saját magunknak, nem is várjuk meg vele a Szilvesztert!