Négy hónappal az online számla-adatszolgáltatás bevezetése után kijelenthető, hogy a rendszer nagyobb zökkenők nélkül elindult és folyamatosan működik. A gyakorlatban azonban akadnak még nehézségek. Cikksorozatunkban az egyik legnehezebben megoldható problémáról: a számlamódosítások online adatszolgáltatásáról írunk.

A NAV online számlarendszere az eredeti számláról történő adatszolgáltatás részeként kezeli az adott számla módosításáról vagy érvénytelenítéséről történő adatszolgáltatást is. Így egy korrekcióra szolgáló úgynevezett „számlával egy tekintet alá eső okirat” esetén az adatszolgáltatási kötelezettséget nem önmagában, hanem az eredeti számlával együtt kell vizsgálni.

• Ha egy számláról már történt adatszolgáltatás, akkor annak minden módosításáról vagy érvénytelenítéséről adatot kell szolgáltatni, függetlenül a módosítás hatásától.
• Ha az eredeti számláról nem kellett adatot szolgáltatni, de a módosítás hatására már adatszolgáltatási kötelezettség keletkezik (pl. a számla áfatartalma a módosítással eléri a 100.000 forintot), akkor a módosító okiratról már adatot kell szolgáltatni, és innentől kezdve a hivatkozott eredeti számla összes további módosításáról is. Ilyenkor azt is tudni kell jelezni, hogy az eredeti számláról még nem kellett adatot szolgáltatni – amit a NAV egyébként utólag sem vár el.

Mindez azt a célt szolgálja, hogy egyértelműen megállapítható legyen egy számla adott időpontban érvényes adattartalma. Ehhez elengedhetetlen, hogy a rendszer össze tudja kapcsolni az eredeti számlát a hozzá tartozó összes módosító és érvénytelenítő dokumentummal, méghozzá a módosítások időrendjében. Emiatt a NAV rendszere szigorú elvárásokat támaszt a számlamódosításról és érvénytelenítésről történő adatszolgáltatással kapcsolatban, olyannyira, hogy nem megfelelő hivatkozás esetén akár hibaüzenettel el is utasíthatja azt.

A módosító vagy érvénytelenítő dokumentumokkal szemben persze eddig is elvárták, hogy hivatkozzon egyértelműen az eredeti számlára. Míg azonban korábban ez egy egyszerű megjegyzés is lehetett, az online számla adatszolgáltatásban már valóban olyan hivatkozásként kell megjelennie, amivel az eredeti számlához rendelhető a dokumentum. Ráadásul nem csupán a számla sorszámára kell hivatkozni, hanem a korrekciónak egyértelműen rá kell mutatnia az eredeti számla soraira is.

Emellett, a számlázó szoftvernek tudnia kell olyan további hivatkozásokat is létrehozni, amelyeket a számlán ugyan nem kötelező megjeleníteni, de az adatszolgáltatásnak kötelező elemei.

Például, ha egy számlát többször is módosítanak, akkor az eredeti számla mellett a legutolsó módosító okiratra is tudni kell hivatkozni, ez biztosítja, hogy többszöri módosítás esetén is követhető legyen, mikor és hogyan módosították az eredeti számlát, tehát a számlamódosító láncolatot a programnak és az online számla adatszolgáltatásnak is pontosan követnie kell.

Amennyiben a módosítás az eredeti számla egy vagy több tételét is érinti, az adott tétel sorszámára (azaz a korábbi számla meghatározott sorára!) is pontosan kell hivatkozni az adatszolgáltatásban. Ha pedig a módosítással új tétel keletkezik, a tételhivatkozás sorszámozása kihagyásmentes folytatása kell, hogy legyen az eredeti számla tétel sorszámainak (azaz új sor felvétele történik).