A számla módosítás NAV online számla-adatszolgáltatási rendszer elvárásai már egy számlázó programon belül is komoly kihívás elé állítják a fejlesztőket, azonban még ennél is összetettebb a helyzet, ha az eredeti számlát és a módosító okiratot két külön szoftverből állítják ki. Ilyen eset lehet például egy önszámlázási megállapodás, ahol a vevő állítja ki az ügyletről a számlát, a számlák módosításának vagy érvénytelenítésének joga azonban a szállítónál marad.

A NAV online számlarendszer – az adatszolgáltatás kihívásai számlamódosítás esetén című korábbi cikkünkben a korrekciós számláknál kötelező hivatkozási rendszert részletesen bemutattuk.

Önszámlázás és meghatalmazotti számlázás esetén az eredeti számlák a vevő vagy a meghatalmazott, az azokat módosító (érvénytelenítő) okiratok viszont a szállító számlázó szoftverében készülnek. A NAV ilyen esetben is elvárja a pontos hivatkozásokat, részükről nincs technikai akadálya az adatszolgáltatás feldolgozásának, hiszen önszámlázás esetén is a szállítónak (azaz az adatszolgáltatásra kötelezett adózónak) a számláit állítják ki, vagyis a NAV rendszerében ezek is bekerülnek a szállítói számlák közé.

Ahhoz azonban, hogy egy másik szoftverrel kiállított számlát módosítani vagy érvényteleníteni lehessen, a gyakorlatban szükséges azt is megoldani, hogy a számlázó szoftverben külső hivatkozások is megadhatók legyenek. Azaz, ne csak az adott programmal kiállított számlák közül lehessen választani, hanem az eredeti számlaszám, valamint (szükség esetén) a legutóbbi módosító okirat és az érintett tétel(ek) sorszámának megadásával egy másik rendszerben kiállított számlára is hivatkozni lehessen. Fontos, hogy megadható legyen az is, hogy történt-e adatszolgáltatás az eredeti számláról.

Ezekre mind képes a NAV online számlázó szoftvere, így akár használható is lenne a számlamódosítások kiállítására. Ugyanakkor, a „rendszeren kívüli számla módosítása / érvénytelenítése” lehetőségek egyikét választva a rendszer első lépésben bekéri az eredeti számla aktuális állapotát, vagyis szükséges kézzel rögzíteni a teljes módosítási láncnak megfelelő aktuális számla adatokat, beleértve az összes számlatételt és a megfelelő hivatkozásokat is (eredeti számla, utolsó módosítás). Ha ez kész, csak akkor léphetünk tovább, és adhatjuk meg a jelen módosítás adatait vagy érvényteleníthetjük a számlát.

A technikai lehetőség tehát adott, azonban a megvalósítás egy többoldalas vagy többször módosított számla esetén jelentős adminisztrációs terhet okoz.

Ha a módosítás egy hosszabb számlának csak egy bizonyos tételét érinti, megoldást jelenthet kézzel kiállítani a módosító dokumentumot, és annak adatait kézzel rögzíteni a NAV online számla rendszerben. Ha az eredeti számláról már történt adatszolgáltatás, akkor a módosítást az eredeti számla kiválasztásával lehet rögzíteni. Ha nem történt adatszolgáltatás az eredeti számláról, akkor is csak a módosító okirat adatait szükséges rögzíteni a megfelelő hivatkozásokkal a „Számlaadat-rögzítés” menüpontban. Ez jó megoldás lehet, ha mindössze néhány számláról van szó, nagyszámú módosítás esetén azonban itt is jelentős többlet adminisztrációval számolhatunk.

A megoldást hosszú távon mindenképpen a számlázó szoftverek fejlesztése jelenti. Érdemes például felkészíteni őket arra, hogy ne csak magában a szoftverben tárolt adatok között lehessen keresni, hanem egyúttal a NAV rendszerében is a szállítói számlák között. A számlaszámra keresve ugyanis akár a teljes módosítási lánc is lekérhető, így a szükséges adatok átemelésével a korrekciós bizonylatot is ki lehetne állítani, ezzel jelentősen csökkenthető lenne a hibázási lehetőségek száma és az adminisztrációs teher is.

Bármilyen megoldást válasszunk is a számlamódosítások és érvénytelenítések kiállítására, a helyes adatszolgáltatáshoz egyelőre nélkülözhetetlen a számlázást végző munkatársak fokozott odafigyelése, különösen több számlázó szoftver egyidejű használata esetén.

Kérdés esetén forduljon bizalommal a LeitnerLeitner szakértőihez.