A 2020. július 1-től induló új szabályok az online számla-adatszolgáltatásban nem minden vállalkozás számára jelentenek ugyanolyan mértékű megterhelést. Emlékeztetőül: a változás lényege, hogy ezentúl minden vállalkozásoknak kiállított számláról – áfatartalomtól függetlenül – adatot kell szolgáltatni a NAV-nak beleértve a fordított áfás és az alanyi mentes ügyleteket is. Továbbá kötelező lesz a vevők adószámának feltüntetése a számlán és az XML állományokban. A papíron kiállított számlák esetében 500 ezer Ft áfatartalom felett egy napon belül kell adatot szolgáltatni, az alatt pedig 5 napról 4 napra rövidül a jelentési határidő. A számlákat a teljesítéstől számítva 8 napon belül ki kell állítani.
Vagyis azok, akiknek eddig is voltak 100 ezer Ft áfaértékű vagy azt meghaladó számlái, tehát már 2018. júliusától eddig is kellett adatot szolgáltatniuk, nyilván rendelkeznek ezt kezelő online számlázó programmal. Számukra a bevezetésig hátralévő 1 hónap elég lesz a program frissítésre, gyakorlatilag csak „ki kell kapcsolni” a bejelentési értékhatárt. De azért ők se fognak unatkozni, mert a bejövő számlák adatait ezentúl mindenkinek szintén értékhatár nélkül jelenteni kell a belföldi összesítő jelentésben. Ennek automatizálása, az érintett nagyobb számlaforgalom miatt, számukra is új feladat.
Az online számla-adatszolgáltatás most azok számára a kisebb cégek számára jelent nagyobb kihívást, akiknek nincsenek nagyobb összegű számláik, és így előfordulhat, hogy ők most először találkoznak a kötelezettséggel. Nekik egyrészt be kell szerezniük vagy fejlesztetniük kell egy megfelelően működő számlázó programot, másrészt fel kell vinniük a rendszerbe ügyfeleik törzsadatait: az adószámot, a címet. Ha ezek eddig is megvoltak, ellenőrizni kell, hogy minden adat rendelkezésre áll-e, és struktúrájuk megfelel-e a NAV xml elvárásainak, például a címek nem lehetnek ömlesztve, egy sorban, hanem külön-külön adatként kell felvinni.
Azok, akik kevés számlát állítanak, lehet, hogy maradnak a kézi számlázásnál, hiszen továbbra is ki lehet bocsátani papíralapú számlát. Ahol nincs nagy számlaforgalom, az adatszolgáltatás teljesítése manuálisan sem nagyon megterhelő. Viszont akiknek nagy mennyiségű, alacsony értékű, de céges partnernek kiállított számlája van, fontos lesz a manualitás elkerülése. Náluk ehhez mindenképpen valamilyen beruházás szükséges. Számukra jelenthet valódi alternatívát az adóhatóság számlázó programja, amely ingyenes és tökéletesen megoldja az adatszolgáltatást.
Ez nem sokban tér el az egy egyszerűbb számlázó programtól. A vállalatirányítási rendszereket nem helyettesíti, de akinek nincs szüksége bonyolultabb funkciókra, annak megfelel. Magyarul, angolul és németül is elérhető, és ígértek hozzá telefonos applikációt is, ami még inkább megkönnyíti majd a használatot.
Végül, de nem utolsó sorban a nagy szolgáltató vállalkozások helyzete is speciális: ügyfeleik között ugyanis sok cég van, de ugyanolyan sok magánember is lehet. Tömegesen bocsátanak ki számlát, amelyek jellemzően kisebb értékűek. Gondoljunk csak a telekommunikációs, közüzemi cégekre. Eddig nem volt kötelező számukra az online számla-adatszolgáltatás, de júliustól a vállalkozások számára kiállított számlákról, 2021 január 1-jétől pedig mindenről: a magánszemélyek felé kiállított számlákról is jelenteniük kell. Ez nagy adatforgalmat jelent, gondos tervezést, programozást igényel.
Szintén egyszerűbb az online pénztárgép használatára kötelezettek helyzete, ők csak ritkábban állítanak ki számlát, amikor szükséges, megoldható a manuális bejelentés is, de nekik is el kell készíteniük a belföldi összesítő jelentést a bejövő számlákról.
A belföldi összesítő jelentés már évek óta működik, csak éppen az értékhatár folyamatos csökkentésével – 2 millió, 1 millió, 100 ezer Ft feletti áfatartalmú számlák – egyre szélesedett az érintettek köre, és most már áfatartalomtól függetlenül kell majd jelenteni minden számláról. Ezt havonta egyszer az áfabevallással egy időben, annak külön lapján kell elküldeni a NAV-nak.
Ha valaki fel akarja gyorsítani ennek elkészítését, és nem egyenként akarja maga bevinni a nyomtatványba, akkor erre több lehetősége is van. Elképzelhető, hogy a könyvelési vagy vállalatirányítási szoftverben már megfelelő formában rendelkezésre állnak az adatok, csak ki kell exportálni azokat. De az is lehet, hogy ugyan megvannak az adatok, de át kell őket alakítani, hogy megfeleljenek az elvárásoknak. Ebbe a feladatba érdemes adótanácsadót bevonni, hogy határidőre már jól működjön az adatszolgáltatás. Mi a LeitnerLeitnernél szintén magas szinten automatizáljuk ezeket a folyamatokat és ügyfeleinknek akár személyre szabott megoldásokkal is tudunk segíteni.
Az adatok származhatnak a számlázó programból is, de ennek korlátja, ha a partnereink nem ugyanazt a szoftvert használják vagy esetleg kézzel számláznak. Ha ebbe az irányba indul el egy cég, érdemes a könyvelőnek is innen automatikusan átadni az adatot, ezzel automatizálni lehet a könyvelő feladatait is. És végső soron a NAV-tól is le lehet tölteni a bejövő számlák adatait. Természetesen minden esetben ellenőrizni kell, hogy minden számla megvan-e, és nincs-e véletlenül többlet jelentés egyik vagy másik rendszerben.
Ellenőrizni kell, hogy minden számla, amit kaptunk, benne van-e már a NAV rendszerében. Ha a NAV-nál több számla van, mint nálam, akkor lehet, hogy valahol elakadt egy számla. Nem kaptuk meg, esetleg nem hagytuk jóvá, vagy nem tartjuk jogosnak. Az is elképzelhető, hogy valaki visszaélésszerűen használja a cég nevét, címét, adószámát, és úgy állít vagy állíttat ki számlát cégünknek, hogy nem is érintett ténylegesen, így akár egy adócsalásba is bele tudnak keverni valakit.
Ha a cég által kiállított számlák oldaláról nézzük, és a NAV-nál lévő adatok nem egyeznek meg a cég könyvelési / vállalatirányítási rendszerében lévő adatokkal, akkor vagy az online számla-adatszolgáltatás nem működik hibátlanul, vagy a vállalatirányítási rendszerben van valamilyen hiba. Pedig ha akár egyetlen számlát nem jelentünk, akkor a mulasztási bírság akár 500 ezer forintig is terjedhet. Ha pedig jelentettük az adatait, de a könyvelési rendszer nem tekinti ezt tényleges számlának, akkor ez áfahiányt fog eredményezni, és a befogadó sem jogosult áfa levonására.
A NAV-tól kapott adatokat jól felhasználva még arra is lehetőség van, hogy bármikor lássuk áfaegyenlegünket. Valódi hozzáadott értéket jelent a gazdasági döntéshozók és a tulajdonosok számára, ha gyakorlatilag azonnal, egy gombnyomásra megtudhatják akár hó közi aktuális áfaadataikat. Integrált szoftver megoldások pedig még a számlák jóváhagyását és kifizetését is megkönnyíthetik. Mindezekben a LeitnerLeitner szintén felkészülten áll a vállalkozások rendelkezésére. És ez sokat segíthet a vállalkozásoknak, mert most még nem rendelkeznek áfaegyenlegükről naprakész adatokkal automatikusan.
Összefoglalva ugyan mindenki számára jelenthet plusz munkát az online számla-adatszolgáltatás júliusi változása, de ez egyrészt magával a bevezetéssel kapcsolatos, vagyis csak átmeneti, és sokan túl is vannak a nehezén. Azoknak, akik csak most találkoznak a kötelezettséggel, érdemes adótanácsadóra bízniuk a bevezetést, különösen, ha egy külföldi számlázó programhoz vagy egy cégcsoport rendszeréhez kell igazítani. A kézi számlázás mellett maradók viszont hosszabb távon is plusz feladattal szembesülnek. Megfelelő automatizálással, jó szoftverek alkalmazásával a plusz munka minimalizálható, és az adatok a cég cashflow tervezését is megkönnyíthetik. Érdemes a most szélesedő adatszolgáltatás nyújtotta lehetőségeket abból a szempontból is átgondolni, hogy a vállalkozás életét könnyítő megoldások is megszülessenek.
