2021. január 1-től gyakorlatilag minden magyar szabályok szerint kiállított számla online számlaadatszolgáltatásra kötelezetté vált, függetlenül a vevő típusától és a számla áfatartalmától. Bár a régi adatszolgáltatási kötelezettségeket már maradéktalanul kell teljesíteni, de az új szabályok megsértése nem von még maga után szankciót. Az átmeneti mentesítés kiterjed azokra a vállalkozókra, akinek eddig nem volt kötelező az adatszolgáltatás és még egyáltalán nem teljesítik azt, valamint a korábban már kötelezettekre, ha még a régi és nem a most bevezetett 3.0-ás verzió szerint szolgáltatnak adatot.
A teljeskörű adatszolgáltatási kötelezettség egyébként egyaránt vonatkozik a számlázó programmal és a papíron, számlatömbből kibocsátott számlákra is. Egyedül azok a távolról is nyújtható szolgáltatások számlái jelentenek kivételt, amely szolgáltatások után az adóbevallási és fizetési kötelezettségét az adóalany az egyablakos (MOSS) rendszerben teljesíti.
A szankciók elhalasztása lehetőséget ad az érintetteknek a számlázással foglalkozó munkavállalók tréningjére és a számlázó programjaik felkészítésére egyaránt. A kézi számlát kiállítóknak pedig érdemes átgondolniuk a gépi számlázásra való áttérést.
A szankciómentesség feltétele azonban azok számára, akiknek 2021. január előtt még nem kellett adatot szolgáltatni, hogy az első adatszolgáltatási kötelezettséggel érintett számlájuk kiállítása előtt regisztráljanak a NAV Online Számla rendszerben. A szankciómentes időszakban rosszul vagy egyáltalán nem kiállított számlákat, később nem kell sem javítani, sem pótolni.
Változások az adatszerkezetben
Sokan talán azt gondolják, hogy csak azoknak van teendőjük, akiknek eddig egyáltalán nem kellett adatot szolgáltatni, pedig ez tévedés! Ugyanis a 3.0-ás verzióban más adatstruktúrát kell használni, amely nemcsak a fejlesztőknek fog gondot okozni. Ráadásul a számla adatszolgáltatás struktúrájával párhuzamosan az áfa bevallások adattartama is változik (pl. az M lapon részletesebb adatokat kell jelenteni az előleg számlákról).
Más és más adatok megadása lesz kötelező a számlán és az adatszolgáltatásban a különböző vevői csoportok szerint:
- Belföldi vagy közösségi adóalany vevő esetében a nevet, a címet és az adószámot (közösségi vevőnél közösségi adószámot) meg kell adni a számlán és az adatszolgáltatásban is.
- Nem közösségi adóalany vevő (3. országbeli) esetén a nevet, a címet kötelező, az adószámot nem kötelező, de lehetséges megadni a számlán és az adatszolgáltatásban is.
- Nem adóalany és nem magánszemély vevő (pl. társasházak, egyesületek, alapítványok, közhatalmi tevékenységet végző testületek) esetén a név és a cím kötelező a számlán és az adatszolgáltatásban is.
- Végül magánszemély vevő esetén a nevet és a címet fel kell feltüntetni a számlán, de az adatszolgáltatásban nem lehet benne a GDPR és a személyiségi jogok korlátai miatt.
Különbséget kell tehát tenni a magánszemélyek és nem magánszemély vevők között. A magánszemélyeknek szóló számlát meg kell jelölni a számla kitöltésekor, melyet az Online Számla rendszer felismer, és nem fogadja be, nem dolgozza fel a személyes adatokat.
Nagy változás, hogy a közösségi és export ügyleteknél pedig pontosan kell megadni az adómentesség okát kóddal és szövegesen is. Ezeket az új elemeket a számlázó programoknak is alkalmazniuk kell, annak érdekében, hogy ezek feldolgozása automatizálható legyen a bevallások készítésekor. Ez teszi lehetővé az adatelemzést, az áfabevallások kiajánlását.
Közmű vállalkozások adatszolgáltatása
A közmű szolgáltatók számláira speciális jogszabályok vonatkoznak, például évente ki kell állítaniuk egy úgy nevezett elszámoló számlát, mely az áfatörvény fogalmai szerint egyszerre volt számla és számlával egy tekintet alá eső okirat. Az Online Számla rendszer ezt viszont korábban nem tudta kezelni, és hibajelzést küldött. A 3.0-ás verzió egy külön jelölő bevezetésével oldotta ezt meg. Másrészt a közműszolgáltatók számlái szélsőséges esetben állhatnak olyan sok tételsorból is, hogy az adatszolgáltatás meghaladja 10 Mb-ot, amit a rendszer már nem képes fogadni. Ezt az adatok összevonásával oldották meg, ha az eredeti számlán egyfajta termék vagy szolgáltatás szerepel például telefonszám vagy telephely szerinti bontásban.
NAV számlázó program és applikáció
Ugyan már eddig is elérhető volt a felhasználók számára a NAV ingyenes online számlázó programja, de a 3.0-ás verzióban lehetővé vált, hogy az adatszolgáltatás, vagyis az XML egyben elektronikus számlának is minősüljön.
Ezt egyébként az úgy nevezett „hash” kód teszi lehetővé, amely igazolja a számla hitelességét és az adattartalom sértetlenségét. Ha a felhasználó számlázáskor ténylegesen létrehoz egy elektronikus számla dokumentumot – például egy pdf-t vagy egy képet – ennek hash kódja bekerül az adatszolgáltatásba, de az adatok és az elektronikus számla elválik egymástól, két külön dokumentumról beszélünk. A 3.0-ban bevezetett NAV számlázó alkalmazás azonban nem készít klasszikus értelemben vett számlát, az adatokat egyszerre juttatja el NAV-hoz és a befogadóhoz. Így maga az adatszolgáltatás lesz a hiteles elektronikus számla, a hash kódot az adatszolgáltatáshoz kapcsolja.
Ezt a megoldást csak azoknál a számláknál lehet használni, amikor lehetőség van online számlaadat-szolgáltatásra, vagyis csak a belföldi adóalanyoknak kiállított számla esetén alkalmazható. Ha a vevő természetes személy, nem szabad alkalmazni. Akkor sem működik ez a megoldás, ha a számla XML állományának mérete a 10 Mb-ot meghaladja, mert ilyenkor az XML összevon tételsorokat, amelyek számlakép nélkül nem követhetőek vissza.
Fontos tudni, hogy az elektronikus számlák megőrzéséről a vállalkozásnak kell gondoskodnia. Hiába kapta meg az adatokat a NAV, a hatóság nem vállalja az archiválást. Vagyis akár XML, akár számla formában, de az adózóknak kell azokat megőrizniük.
Ha az adatszolgáltatás XML-je, minősül számlának, a vevőnek le kell töltenie ezeket az Online Számla rendszerből, és a letöltött XML-t és hash kódot kell a megőriznie. Persze ahhoz, hogy az eladó ezt a módszert használja, a vevőnek is hozzá kell járulnia, ezt a számla kibocsátójának előzetesen meg kell beszélnie vele. Vagyis az elektronikus számlának minősülő adatszolgáltatás csak egy lehetőség az adminisztráció csökkentésére, de nem kötelező használni. Az adóhivatal nem vállalja át az Áfatörvényben foglalt értékesítői és vevői kötelezettségeket, felelősségeket, mindkét félnek mérlegelnie kell az ebben rejlő lehetőségeket, kockázatokat, és csak megegyezés esetén lehet használni.
Könyvelés automatizálását segítő elemek
Eddig is sok vállalkozás töltötte le a számlák adatait, automatizálva ezzel a könyvelését, de mivel sok olyan adat hiányzott az XML-ből (vagy nem volt egységes szerkezetű), amely a könyvelés számára fontos, ezt csak részlegesen tudták használni. A 3.0 verzióban megjelentek ezek az adatok – pl. megrendelésszám, szerződésszám, beszállító kód, szállítólevél szám, GLN szám stb. –, de kitöltésük továbbra sem kötelező.
